Blog

  • Home
  • Blog
  • Wat weet u van Office 365 en de back-up?

Wat weet u van Office 365 en de back-up?

Category: Blog

Nu veel organisaties overstappen op Office 365 komt vaker de vraag naar voren “hoe is de back-up en restore geregeld?”. Microsoft biedt voor cloud diensten als Office 365 weliswaar een optimale uptime van 99,99% en extreme gegevensbeveiliging, maar de mogelijkheden voor back-up en restore zijn beperkt

Belang van Office 365 Back-up

Geografische redundantie vormt geen bescherming tegen iedere vorm van dataverlies. Als u bijvoorbeeld, al dan niet bedoeld, een gebruiker verwijdert, wordt die actie in het hele netwerk gerepliceerd. De standaard prullenbakken en versiegeschiedenis in Office 365 bieden slechts beperkte beveiliging tegen dataverlies. Een eenvoudige herstelactie kan een groot probleem worden zodra Office 365 de data via geografische redundantie voorgoed heeft verwijderd.

Op het Office 365-platform kan data op twee manieren worden verwijderd, namelijk voorlopig en permanent. Bij voorlopig verwijderen maakt u bijvoorbeeld de map Verwijderde items leeg. Dit wordt ook wel “Definitief verwijderd” genoemd. In dit geval is definitief niet echt definitief, want het item staat nog in het postvak Herstelbare items. Bij permanent verwijderen wordt een item gemarkeerd voor volledige verwijdering uit de database met postvakken. Zodra dit gebeurt is het item voorgoed verdwenen. Tenzij er op de achtergrond een back-up oplossing actief is.

Retentie beleid

In dit digitale tijdperk van snel zakendoen worden beleidsregels voortdurend bijgesteld, waaronder ook het retentie beleid, wat moeilijk bij te houden is, laat staan te beheren. Net als bij permanent en voorlopig verwijderen, beschikt Office 365 maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen slechts situationeel dataverlies voorkomen en zijn niet bedoeld als alles omvattende back-up oplossing. Van medewerkers die bijvoorbeeld uit dienst gaan, worden de gegevens door Microsoft maar 90 dagen bewaard, afhankelijk van de specifieke instellingen. Microsoft is alleen belast met handhaving van het retentie beleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld; al het andere zou als contractbreuk kunnen worden beschouwd. Het maken van back-ups van gegevens van ex-medewerkers is essentieel. IT-beheerders vergissen zich vaak in de aanwezige dekkingsgraad totdat die belangrijke gegevens verdwenen zijn. Met een back-up oplossing voor Office 365 kan een uitgebreider, toegankelijker retentie beleid verkregen worden waarmee alle data beveiligd en op één locatie opgeslagen wordt, waardoor herstel snel, eenvoudig en betrouwbaar wordt

Interne beveiligingsrisico’s

Bij een beveiligingsrisico denken we al snel aan hackers en virussen. Bedrijven hebben echter te maken met risico’s met een interne oorzaak, en dat gebeurt vaker dan u denkt. Organisaties worden het slachtoffer van risico’s die door hun eigen medewerkers zowel met opzet als per ongeluk worden veroorzaakt. Toegang tot bestanden en contactpersonen verandert zo snel dat het lastig kan zijn om te letten op de mensen die u het meest vertrouwt. In Microsoft is het onmogelijk een gewone gebruiker te onderscheiden van een ex-medewerker die vóór vertrek probeert om cruciale bedrijfsgegevens te verwijderen. Bovendien zorgen sommige gebruikers onbewust voor ernstige risico’s door geïnfecteerde bestanden te downloaden en per ongeluk gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken. Er is een zekere mate van training nodig om deze kwesties het hoofd te bieden, maar menselijke fouten en kwade bedoelingen zullen altijd een bedreiging vormen als er geen adequate beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals het maken van back-ups.

Externe beveiligingsrisico’s

Malware en virussen, zoals ransomware, hebben het afgelopen jaar over de hele wereld ernstige schade aan organisaties toegebracht. Niet alleen staat de reputatie van een bedrijf op het spel, maar ook de privacy van interne en klantgegevens. Beperking van reputatieschade na een inbreuk is niet eenvoudig. Externe risico’s sluipen binnen via e-mailberichten en bijlagen, en het is niet altijd voldoende om gebruikers te leren waarop ze moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde berichten zo aantrekkelijk lijken. De functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Regelmatige back-ups helpen voorkomen dat een externe aanval uit de hand loopt

Wettelijke en compliance vereisten

Soms moet u onverwacht postvakken of andere typen data ophalen met het oog op een juridische procedure. U denkt dat iets onmogelijk kan gebeuren, totdat het gebeurt. Microsoft biedt een aantal vangnetten (instellingen zoals In-place bewaring en Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure), maar ook hiervoor geldt dat deze geen solide back-up oplossing vormen waarmee uw bedrijf uit de juridische problemen wordt gehouden. Als u bijvoorbeeld per ongeluk een gebruiker verwijdert, wordt ook zijn of haar on-hold postvak verwijderd. Wettelijke vereisten, compliance vereisten en toegangsregelgeving zijn in elke branche en in elk land anders, maar boetes, strafrechtelijke vervolging en juridische geschillen zijn drie dingen die u liever niet op uw actielijstje ziet.

Compello back-up Office 365

Alle reden dus om aanvullende maatregelen te nemen. Bescherm uw zakelijke kritieke mail, bestanden, gesprekken en sites met geautomatiseerde back-ups en herstelmogelijkheden op item niveau. Compello maakt voor deze dienst gebruik van Veeam Office 365 back-up.

Veeam Office 365 cloud back-up

Met Veeam Back-up voor Microsoft Office 365 vermindert het risico op verlies van toegang tot en controle over uw Office 365 data, inclusief Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive for Business, zodat uw data altijd beschikbaar en beschermd zijn.

Herstel inhoud van SharePoint Online, OneDrive for Business, Exchange Online. Herstel een volledige siteverzameling, site, lijst, bibliotheek, app, item, documentversies en/of bijlagen met metagegevens, werkstroomstatus en machtigingen die volledig onderhouden zijn.

Compello back-up & restore as a Service

Back-up & Restore as a Service van Compello biedt een groot aantal mogelijkheden:

  • Licenties back-up software
  • Exchange Online back-up;
  • SharePoint Online back-up
  • OneDrive For Business back-up
  • Monitoring Back-up status
  • Helpdesk call (tijdens kantooruren 08:30 t/m 17:00)
  • 10GB storage per gebruiker (meer mogelijk op aanvraag)
  • Maximaal 4 x daags een automatische back-up
  • 100% van de data blijft maximaal 1 jaar bewaard
  • Restore van bestanden, mappen worden na aanvraag teruggezet

Compello levert Back-up as a Service als een complete dienst. Daarin zijn de licenties, de opslag, de inrichting, back-up monitoring, periodieke tests en helpdesk ondersteuning opgenomen.

Mocht u meer willen weten over de Back-up as a Service dienst voor Office 365 dan horen wij dat graag. Wij geven graag uitleg en kunnen samen met u onderzoeken of deze dienst voor uw organisatie geschikt is. Neem daarvoor contact met ons op.

Laat een bericht achter