Blog

  • Home
  • Blog
  • Beveiligd e-mailen met Office 365

Beveiligd e-mailen met Office 365

Category: Blog

In de Europese Unie (EU) dienen organisaties zich sinds 25 mei 2018 te houden aan de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet stelt o.a. dat moderne technieken ingezet dienen te worden om persoonsgegevens te beveiligen. Hierbij is beveiligd e-mailen een hulpmiddel.

Een groot deel aan persoonsgegevens wordt dagelijks via e-mail verzonden, wellicht ziet u dit ook terug in uw eigen organisatie. Standaard worden e-mails onbeveiligd verzonden Dat wil zeggen dat er geen encryptie op uw e-mails wordt toegepast. Iedereen die uw e-mail ontvangt kan de mail daarom uitlezen. Een cybercrimineel die potentieel uw netwerk uitluistert zou dit ook kunnen. Om ervoor te zorgen dat alleen de door u geadresseerde personen daadwerkelijk uw e-mail kunnen uitlezen dient u een e-mail encryptie oplossing te gebruiken. De encryptie codeert uw e-mails en zorgt ervoor dat het bericht pas gedecodeerd wordt wanneer het binnenkomt in het postvak van uw geadresseerden. Er zijn verscheidene e-mail encryptie producten in de markt beschikbaar. In deze blog focussen we ons echter op hetgeen Microsoft Office 365 beschikbaar heeft gesteld: de Office Message Encryption (OME) oplossing.

Wat heb ik nodig om Office Message Encryption te gebruiken?

Uw organisatie kan gebruik maken van OME wanneer het over een Office 365 omgeving beschikt. Daarnaast dienen medewerkers gebruik te maken van de Outlook e-mail client. OME wordt zowel ondersteund in de lokale als de web variant van Microsoft Outlook.

Hoe werkt Office Message Encryption?

Nadat uw IT beheerder OME heeft geactiveerd, krijgt u binnen Outlook de beschikking over verscheidene beveiligingssjablonen die u kunt toepassen op uw e-mail. Enkele voorbeelden hiervan zijn de “Versleutelen” en “Niet doorsturen” sjablonen. Beide sjablonen voorzien uw e-mail van encryptie. Het niet doorsturen sjabloon zal ervoor zorgen dat uw geadresseerde uw e-mail bericht niet kan doorsturen (en ook geen extra geadresseerden kan toevoegen). Afhankelijk van de gevoeligheid van uw e-mail dient u vervolgens het juiste sjabloon toe te passen.

De geadresseerde kan bij ontvangst van uw e-mail zien dat het bericht versleuteld is. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor de Niet doorsturen optie. De gebruiker wordt daarvan op de hoogte gesteld.

Verdere beveiliging?

Naast het door uzelf beveiligen van uitgaande e-mail is het ook belangrijk dat binnenkomende mails goed beveiligd worden. Uw IT beheerder kan uw relaties niet verplichten om ook e-mail encryptie toe te passen maar kan er wel voor zorgen dat uw binnenkomende e-mails gescand worden op malware en virussen. Een onveilige bijlage met daarin een kwaadwillend programma kan al snel zorgen voor een beveiligingslek in uw organisatie.

Om uw binnenkomende e-mailstroom te laten scannen op malware, virussen maar ook spam, kan uw IT beheerder Advanced Threat Protection (ATP) binnen Office 365 activeren. Hiermee wordt de kans op een datalek, veroorzaakt door een via e-mail ontvangen kwaadwillen programma, geminimaliseerd.

Tom Kuster
System Engineer Compello

Heeft u nog vragen over het beveiligd e-mailen met Office 365? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, wij vertellen u graag meer.

Laat een bericht achter