Referentiecase Gemeente Zwolle beschikbaar

Hoe presenteren we de gegevens vanuit verschilldende specialistische systemen op één centrale plaats? Er is gekozen om gebruikt te maken van het platform van de toekomst: SharePoint. Inmiddels heeft Compello het project succesvol afgerond.

Het Expertisecentrum van de gemeente Zwolle houdt zich ondermeer bezig met het beheer van verkeerslichten, parkeermeters, parkeergarages, gemalen, rioolputten en panden. Voor het beheer van ieder object zijn verschillende managementsystemen aanwezig, die allemaal verschillen in functionaliteit en werking. Het overzicht van alle storingen was daarom moeilijk te achterhalen evenals het verkrijgen van management informatie. Bovendien was het inplannen van servicemonteurs een omslachtig proces. Ook het rapporteren van storingen aan externe partijen als de politie en de brandweer, was zeer beperkt. Om de tekortkomingen van het systeem te ondervangen werden diverse Excel bestanden gemaakt, die naast de managementsystemen werden bijgehouden.

Vraagstelling

Het Expertisecentrum heeft Compello gevraagd mee te denken over de mogelijkheden om de gegevens uit de verschillende systemen toegankelijk te maken via één interface. Het doel was niet om de onderliggende specialistische systemen te vervangen, maar om de informatie uit deze systemen op één plaats te presenteren. Daarnaast moet de nieuwe oplossing ook ruimte bieden voor het opnemen van additionele informatie over de objecten, zoals bijvoorbeeld de staat van onderhoud van een pand. Hierbij moet het mogelijk zijn om werkstromen te koppelen, zodat werkprocessen geautomatiseerd plaats kunnen vinden. In de nieuwe oplossing moet het ook mogelijk zijn om de storingen uit andere systemen op te slaan en deze automatisch te koppelen aan servicemonteurs.

Oplossing

Er is besloten om de gefragmenteerde informatie samen te brengen op één Intranet site. Het portaal wat hierdoor is ontstaan geeft in één oogopslag inzicht in alle openstaande meldingen en de bijbehorende status details. Andere publieke diensten zullen op termijn ook toegang krijgen tot deze informatie via het Internet. Deze oplossing biedt daarmee voor iedereen de zekerheid dat men naar de laatste versie van de informatie kijkt. Communicatieproblemen en misverstanden kunnen zo tot een minimum worden teruggebracht.
Er is voor gekozen om Microsoft Office SharePoint Server 2007 in te zetten voor het realiseren van het portaal. SharePoint is hét platform voor de toekomst.
Met SharePoint is het mogelijk om gegevens uit complexe systemen te gebruiken en te delen, om werkstromen te automatiseren en om gegevens gestructureerd op te slaan.

Een ander belangrijk voordeel van deze oplossing is dat het Expertisecentrum de mogelijkheid heeft geleidelijk nieuwe functionaliteit toe te voegen. Dit kan worden gedaan terwijl de gebruikers doorwerken. Dit biedt voor de toekomst uitstekende mogelijkheden in flexibiliteit en groei.

Er is reeds begonnen met het uitbouwen van de functionaliteit. Ieder object krijgt een eigen paspoort met daarin alle relevante gegevens. Zo kan de informatie uit de verschillende systemen worden samengebracht en verrijkt, zodat een medewerker in het veld gemakkelijk over de juiste en de meest recente gegevens kan beschikken.