Blog

Compello optimaliseert SharePoint voor Stadkamer Zwolle

Category: Uncategorized

Stadkamer Zwolle gebruikt sinds een aantal jaren Microsoft Office 365 Sharepoint als Document Management Systeem (DMS). De indruk bestaat dat de adoptie van het platform stagneert en dat er ruimte is voor verbetering. In juli 2018 zijn twee workshops door Compello georganiseerd met als doel inzicht te krijgen in de huidige situatie en op basis van de ideeën van de deelnemers te komen tot een advies voor een aantal maatregelen die de adoptie en het gebruik van het Sharepoint platform verbeteren.

Het bestaande Sharepoint DMS bevat document bibliotheken met een dergelijk groot aantal documenten en een diepe folder hiërarchie. Aan deze inrichting zitten zowel functionele als technische nadelen.

De functionele nadelen omvatten o.a.:

  • Slechte vindbaarheid van de documenten. Medewerkers kunnen alleen hun eigen documenten terugvinden, documenten van anderen vinden kost onevenredig veel tijd.
  • Wanneer documenten worden voorzien van metadata kunnen verschillende ‘dwarsdoorsnedes’ van een bibliotheek worden gemaakt waardoor het gemakkelijker is om informatie te vinden. Met de huidige rigide folderstructuur is dat niet mogelijk.
  • Governance wordt onnodig complex gemaakt. Het is uitermate lastig inzicht te krijgen in de hoeveelheid en de ‘versheid’ van informatie waardoor het opschonen en actueel houden een zeer complexe taak is geworden.

Het technische nadeel is dat de diepe folder structuur op den duur zorgt voor te lange URL’s waardoor applicaties de bestanden niet meer kunnen openen of Sharepoint Search deze bestanden niet meer kan indexeren.

Het project om het DMS te optimaliseren is onderverdeeld in twee fases. In fase 1 wordt de inventarisatie van het documentencentrum (files, folders, metadata) uitgevoerd. Vervolgens wordt de workshop voorbereid en uitgevoerd waarin de gewenste inrichting wordt behandeld. Na afronding van de workshop worden de uitkomsten geanalyseerd. Op basis van de analyse wordt een voorstel voor een nieuwe informatie architectuur opgesteld. Als laatste wordt een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de nieuwe architectuur. In fase 2 worden de daadwerkelijke aanpassingen doorgevoerd. Afhankelijk van de uitkomsten wordt hier middels tooling gewerkt.

Wilt u ook weten wat Compello voor uw organisatie kan betekenen, neem dan contact met ons op via info@compello.nl.

LEAVE A REPLY